Wat zijn de bewaartermijnen van data in Spotler?

De bewaartermijnen binnen Spotler Mail+ zijn eerder niet vastgezet, maar per 1 maart 2023 worden de volgende onderdelen na de bewaartermijn permanent verwijderd uit jouw account:

Spotler verwijdert automatisch deze data na 2 jaar. Dit geldt trouwens niet voor contactgegevens die je hebt geïmporteerd. De eigenaar van het account is hier zelf verantwoordelijk voor.  

Het bewaren van data heeft invloed op de performance van de software. Met het instellen van een bewaartermijn bieden wij een betere performance. Daarnaast ben je beter in staat om de bewaartermijn te managen. 

Mailinginteracties (bewaartermijn: 24 maanden)

Alle statistieken rondom ontvangen e-mails inclusief opens en kliks worden na 24 maanden geanonimiseerd.

Waar moet ik rekening mee houden?

  • De resultaten in de mailingrapportage zijn nog wel beschikbaar, maar zijn niet meer te herleiden naar contacten.

    Melding_rapportage_data.png

  • In de contactkaart zie je geen interacties van langer dan 24 maanden geleden. Dit betekent dat je niet ziet dat iemand een mailing heeft ontvangen, geopend of geklikt (of in de mailing is gebounced).
  • De bewaartermijn van automatische campagnes (automations) start nadat het contact de automation doorlopen heeft. In dit geval gaat het om mail interacties en welke stappen ze in de flow hebben doorlopen. 

Welke interacties blijven wel bestaan?

  • Interacties in formulieren en surveys

Archiefmailings (bewaartermijn 48 maanden)

Wanneer een mailing wordt verstuurd, wordt er een kopie gemaakt van het bericht. De gebruikte afbeeldingen uit de module Afbeeldingen worden gekopieerd naar een aparte plek op de server en daar bewaard. Zo kun je afbeeldingen verwijderen uit de module Afbeeldingen, zonder dat dit invloed heeft op je verzonden mailing. De afbeeldingen die worden getoond in de verzonden mailings worden na een bewaartermijn verwijderd i.v.m. dataminimalisatie. De afbeeldingen in de module Afbeeldingen blijven bestaan. 

Afbeeldingen die vanaf een externe locatie zijn opgenomen in de mail vallen hier buiten. Hier hebben wij geen invloed op. 

Waar moet ik rekening mee houden?

  • Als jouw contact een mailing bekijkt die langer dan 48 maanden geleden is verzonden, worden de afbeeldingen niet getoond.
  • Heb je een archief van mailings op jouw website? Houdt er dan rekening mee dat er geen afbeeldingen worden getoond bij mailings ouder dan 48 maanden. 

Welke afbeeldingen blijven wel bestaan?

  • Afbeeldingen in de Campagne berichten en Automation berichten
  • Afbeeldingen op webpagina's 
  • Afbeeldingen in formulieren en surveys
  • Afbeeldingen in templates
  • Afbeeldingen die je op je eigen hosting omgeving hebt staan.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn bewaartermijn verder verlagen? 

Het is mogelijk om je bewaartermijn verder te verlagen. Voor data geldt dat 6 maanden het kortste bewaartermijn is en voor afbeeldingen 12 maanden. Neem contact op met onze Support afdeling wanneer je het bewaartermijn wilt verlagen. 

Kan ik mijn bewaartermijn verhogen? 

Alleen in goed overleg is het mogelijk om het bewaartermijn te verhogen. Neem contact op met onze Support afdeling

Kan ik de data exporteren voordat het wordt verwijderd?
Je kunt ruwe data exporteren uit mailings. Zo zie je wie er geopend heeft of geklikt, op welke link is geklikt en wanneer. Je leest meer over exporteren van mailingdata in het artikel: Hoe kan ik een rapportage exporteren?
Ik wil van meer data een bewaartermijn instellen, kan dat?
Dit is nog niet mogelijk. Maar we sluiten niet uit dat dit in de toekomst mogelijk wordt gemaakt. Als het zover is dan ontvang je een bericht van ons. 
Heeft het bewaartermijn invloed op mijn engagement campagnes?
Nee, dit heeft geen invloed. Daarnaast is het maximale aantal maanden waarop je kan segmenteren voor je engagement campagne 24. Dat komt overeen met de standaard bewaartermijn wat wij hanteren. 
Welke data kan ik exporteren uit mijn account?
Wil je jouw data exporteren voordat het bewaartermijn afloopt? Er zijn een aantal zaken die je zelf kunt exporteren en er zijn een aantal zaken die via Spotler support geëxporteerd worden. Meer hierover lees je in het artikel: Welke data kan ik exporteren uit mijn account?