Campagne: Evenement

Organiseer jij wel eens events zoals webinars, trainingen of een beurs? Dan gebruik dan onze Evenement campagne als basis voor alle communicatie rondom je event. Denk aan het versturen van herinneringen en surveys. De standaard Evenement campagne gaat uit van één event op een vaste datum. Heb je meerdere events? De campagne is eenvoudig te hergebruiken voor nieuwe data. 

Aan de slag in Spotler 

In Spotler is een standaard template aanwezig voor een Evenement. Je kan de campagneflow altijd verder uitbreiden of aanpassen naar wens. De campagneflow van het template evenement ziet er als volgt uit:

Voorbeeld_flow_Evenement.jpg
Klik op de afbeelding om te vergroten

Doel= Automatiseren van mailings en daarnaast alle mailings rondom een evenement in één overzicht
Trigger= Vaste datum
Campagne= Er wordt een uitnodiging verstuurd met daarin een link naar een inschrijfformulier voor een evenement. Niet-inschrijvers ontvangen een herinnering.

Vult iemand het inschrijfformulier in dan ontvangt degene direct een bevestiging met meer informatie over het evenement. Vervolgens wordt op een vaste datum meer gedetailleerde informatie gestuurd over het evenement. Bouncet een e-mailadres? Dan wordt een SMS-bericht verstuurd met evenement informatie.

Na het evenement krijgen de deelnemers een klanttevredenheidsonderzoek. Indien deze niet wordt ingevuld, ontvangt de deelnemer een herinnering.

Je doorloopt de volgende stappen wanneer je gebruik maakt van ons standaard template:

  1. Formulier opstellen
  2. Survey opstellen
  3. Berichten opstellen
  4. Nieuwe automation
  5. Automation publiceren

Je gebruikt hiervoor de volgende modules: 

Modules_Evenement.jpg

1. Formulier opstellen

Voor deze campagne heb je één formulier nodig, namelijk een inschrijfformulier:

  • Evenement registratie

Neem ook het veld mobielnummer op in het formulier. Aangezien in deze campagne SMS berichten worden verzonden. Meer weten over formulieren maken? Lees het artikel: Nieuw formulier.

2. Survey opstellen

Naast een formulier heb je ook een survey nodig. Je wilt weten van je bezoekers hoe zij het evenement hebben ervaren. Houdt er rekening mee dat deze survey wordt verzonden naar alle aanmelders, dus ook de no-shows.

  • Survey Klanttevredenheid

Meer weten over surveys maken? Lees het artikel: Nieuwe survey. Een survey zet je op een webpagina binnen Spotler. Hoe je dit doet lees je in het artikel: Survey op webpagina plaatsen.

3. Berichten opstellen

Voor deze campagne stel je zeven berichten op, waarvan één een SMS-bericht.

  1. Uitnodiging evenement
    Je stuurt een uitnodiging met een link naar het inschrijfformulier voor het evenement.
  2. Herinnering uitnodiging event
    Maak gebruik van bericht één, maar benadruk de urgentie met een uiterlijke inschrijfdatum.
  3. Bevestiging evenement informatie
    Na aanmelding voor het evenement ontvangt de aanmelder een bevestiging. 
  4. Evenement informatie
    Op een vaste datum krijgt iedereen die zich aangemeld heeft meer gedetailleerde informatie over het evenement.
  5. SMS evenement informatie
    Bouncet een e-mailadres en heb je wel een mobielnummer? Dan kan je degene een SMS bericht sturen. Een SMS-bericht stel je op in de module Berichten. Kies in stap 1 voor type bericht: SMS. Vertel in deze SMS ook aan het contact op welke manier ze een nieuw e-mailadres doorgeven.
  6. Uitnodiging survey
    Je bent benieuwd naar wat bezoekers van jouw evenement vinden. Stuur ze een uitnodiging met een link naar de survey. 
  7. Herinnering survey
    Je wilt zoveel mogelijk reacties verzamelen van jouw bezoekers. Een herinnering kan ze een extra zetje geven om de survey in te vullen. 

Vergeet deze berichten niet de status Definitief te geven anders is deze niet te selecteren in je automatische campagne. 

4. Nieuwe automation

Je doorloopt de volgende stappen in de module Automations:

  1. Klik op de gele button Nieuwe automation
    Nieuwe_automation.png

  2. In stap 1 geef je bij de Eigenschappen een naam op, bijvoorbeeld; Evenement {evenement datum}.
  3. In stap 2 kies je of je een keuze wilt maken uit de standaard templates of een template die je hebt opgeslagen. Standaard staat de keuze op Standaard templates. Klik op het template Evenement en op Opslaan & volgende.

    Standaard_template_Evenement.png

  4. In stap 3 klik je op de blauwe button Bewerken om de editor te openen.
  5. De campagneflow staat klaar. Deze ziet er als volgt uit in de editor:

    Voorbeeld_Flow_Editor_Evenement.jpg
    Klik op de afbeelding om te vergroten

    De trigger:
    Vaste datum. Bedenk hoe ver van te voren je de uitnodiging wil sturen, en vul die datum in als trigger. Bijvoorbeeld 2 weken van te voren, maar dit mag ook langer zijn. In deze campagne is het verplicht op een filter in te stellen op de trigger, omdat je alleen contacten mag mailen over een evenement als ze een permissie hebben gegeven op je mailings. 

    Omar_Letop.png

    Permissie vereist voor de campagne
    Deze campagne mag alleen getriggert worden voor contacten die jou opt-in hebben gegeven. Door middel van filters toepassen binnen je campagne zorg je ervoor dat alleen contacten met de permissie nieuwsbrief getriggert worden in de campagne.

    Daarnaast bepaal je in de filter ook aan welke criteria een contact moet voldoen om de uitnodiging voor het event te krijgen. Hoe je dit doet lees je in het artikel: Hoe pas ik een filter toe op een trigger, actie of conditie?


    Actie
    Je stuurt een uitnodiging naar je contacten met een link naar het inschrijfformulier. Je ziet dat de Verzendactie nog niet volledig is ingesteld. Het juiste bericht is namelijk nog niet geselecteerd. Klik op de verzendactie en vervolgens kun je links het bericht selecteren wat je eerder hebt aangemaakt, namelijk; Uitnodiging evenement.

    Conditie
    4 dagen lang nadat de uitnodigingsmail is gestuurd, wordt er een check gedaan op de formulierreactie van het formulier: Evenement registratie. Er ontstaat een ja-pad en een nee-pad.

    Nee-pad
    Wordt er 4 dagen na de uitnodiging niet geklikt? Dan wordt er direct het bericht: Evenement herinnering gestuurd. Dit bericht moet je nog wel selecteren bij de Verzend actie. 

    Conditie nee-pad
    Na de herinnering wordt wederom 4 dagen lang gecheckt of iemand het inschrijfformulier invult. Deze interactie moet je zelf nog instellen op het juiste formulier, namelijk; Evenement registratie. Vult iemand het formulier in dan vervolgt hij net als alle andere contacten het Ja-pad aan de linkerzijde. Controleer of de timing van 4 dagen logisch is voor jouw campagne. Het handigst is om deze dagen te verlengen tot en met de dag van de uiterlijke inschrijfdatum voor het event.

    Ja-pad
    Wordt het Evenement registratie formulier ingevuld? Dan wordt direct een bevestiging gestuurd met evenement informatie. Je ziet dat de Verzendactie nog niet volledig is ingesteld. Het juiste bericht is namelijk nog niet geselecteerd. Klik op de verzendactie en selecteer het juiste bericht aan de linkerzijde, namelijk; Bevestiging evenement informatie.

    Actie
    Op een vaste datum (zelf te bepalen) wordt gedetailleerde evenement informatie verzonden. Deze verzendactie moet je nog wel zelf instellen. Klik op de Verzend actie en selecteer het bericht: Evenement informatie.

    Conditie
    Er wordt binnen 4 uur na het bericht een controle gedaan of het e-mailadres bouncet. De interactie is nog niet volledig ingesteld. Je moet het bericht selecteren waar de check op een bounce wordt gedaan. In dit geval: Evenement informatie.

    Actie
    Is er geen bounce? Dan vervolgt het contact het pad verder. Is er wel een bounce? Het contact ontvangt een SMS-bericht. De Verzend actie moet je instellen op het SMS-bericht wat je hebt gemaakt. Selecteer het bericht: SMS evenement informatie. 

    Actie
    Alle contacten ontvangen na afloop van het evenement een uitnodiging voor een survey. Je ziet dat de Verzendactie nog niet volledig is ingesteld. Het juiste bericht is namelijk nog niet geselecteerd. Klik op de verzendactie en vervolgens kun je links het bericht selecteren wat je eerder hebt aangemaakt, namelijk; Uitnodiging survey.

    Conditie
    Een laatste conditie is de check of de survey is ingevuld. Dit wordt 4 dagen lang na de uitnodiging gecheckt. De conditie is nog niet volledig ingesteld. Selecteer de juiste survey voor de conditie. In dit voorbeeld: Klanttevredenheid.

    Actie
    Wordt deze binnen 4 dagen ingevuld dan stopt de campagne. Wordt deze niet ingevuld binnen 4 dagen, dan wordt een herinnering verstuurd voor het invullen van de survey. De Verzend actie is nog niet volledig ingesteld. Klik op de verzend actie en selecteer het bericht: Herinnering survey.

Alle handelingen zijn terug te zien in onderstaande video:

5. Automation publiceren

Om de automatische campagne live te zetten, publiceer je deze in de Publisher. Meer lees je hierover in het artikel: Publisher

De Evenement campagne uitbreiden

Extra filters: afgemelde contacten uitsluiten
In de standaard campagne krijgen alle contacten die zich hebben ingeschreven dezelfde informatie. In de praktijk krijg je soms te maken met afmeldingen. Als je wil dat deze contacten uit de campagne vallen, kan je gebruik maken van filters. Maak een databaseveld met bijbehorende dynamische lijst aan waar je in wegschrijft dat iemand zich heeft aangemeld. Meldt iemand zich af, dan haal je dit kenmerk weg. Door middel van een filter controleer je op iedere stap of alle deelnemers het kenmerk nog hebben.

EV_Afmelders.png

Voeg deze filter toe in het Ja-pad voor alle berichten vanaf de bevestiging.
Extra conditie: tag Aanwezig
Na afloop van het event stuur je de deelnemers een survey. Wil je weten wie er aanwezig zijn en de survey alleen naar deze mensen sturen? Houd dan op de dag zelf een presentielijst bij. Handig is om iedere aanwezige in te voeren in een formulier, en in dat formulier in te stellen dat het contact de tag Aanwezig event [naam event] krijgt. We bieden ook een handig Eventregistratie met QR-code product, om handmatig invoeren te omzeilen.

EV_Noshow.png

In bovenstaand voorbeeld zijn de volgende onderdelen toegevoegd aan de campagne toegevoegd:

Een wachtconditie
Deze wachtconditie wacht tot de datum van het event.

Een conditie op tag
Deze conditie controleert of je de tag Aanwezig event hebt en stuurt je vervolgens naar het pad voor de aanwezigen, of het pad voor de no-shows.

Een SMS
Hoe leuk is het, als je je hebt aangemeld dat je direct een SMS krijgt met Welkom op dit event! gevolgd door een link naar het programma of andere waardevolle informatie?
Extra SMS: praktische informatie
SMS is een praktisch communicatiemiddel op een evenement, omdat het direct bij de deelnemers is als deze tussendoor even op de mobiele telefoon kijkt. Of voor een zorgeloze voorbereiding: vertel bijvoorbeeld 's ochtends waar het contact het beste kan parkeren, of een Google Maps link naar de locatie.

EV_SMS.png

Bekijk hier een voorbeeld van een uitgebreide Evenement campagne:
Uitgebreide_evenement_campagne__1_.jpg

  Spotler producten en diensten

Ben je benieuwd hoe we het inzetten van een QR-code werkt? Door de deelnemers van je event een QR-code te sturen registreer je bij binnenkomst in één handeling om welke deelnemer het gaat. Ook is het mogelijk dat er op dat moment direct een nieuwe Automation start. Klik hier voor meer informatie over deze dienst.